Zeitgemäße Patientenverwaltung nach Maß: Kaufen Sie nur Systeme, die technisch variabel und einfach konfigurierbar sind

Beginnen wir dem Grundgerüst:

Die allermeisten Alt-Systeme gibt es in einem mittlerweile oft undurchschaubaren Komplettpaket aus zahlreichen Funktionen, die weder sinnhafte Bedieneinheiten darstellen, noch miteinander sinnvoll verzahnt und gekoppelt sind. Die Vergleichbarkeit der Systeme hinsichtlich Preis und Leistung ist daher mehr als dürftig. Die Flexibilität, Software-Zusatzfunktionen oder gar Drittanbieter-Anwendungen aus der bestehenden Software-Umgebung heraus zu nutzen, ist ohnehin eingeschränkt. Das beginnt schon, wenn es neue Arbeitsplätze und Mitarbeiter gibt, die oft neue Lizenz- und Einrichtungskosten nach sich ziehen. Ein unhaltbarer Zustand im digitalen Gesundheitswesen im Jahr 2018. Ein Kernstärke einer modernen Arzt- und Praxissoftware muss es daher sein, die Grundstrukturen einfach zu beherrschen:

• Funktionen ab- und hinzubuchen
• Nutzern schnell spezifische Rollen und Rechte geben
• verschiedene Ansichten und Funktionseinstellungen je User einrichten

Jede Arztpraxis hat täglich mit neuen Herausforderungen zu kämpfen, die Patientenverwaltung darf nicht durch eine behäbige, altbackene Software in der Art dabei gehindert werden. Ein Kunde von uns hat uns jüngst erzählt, dass er gerne bestimmte Patienteneinträge ganz oben platzieren wollte und seine einzige Möglichkeit, dies zu realisieren darin bestand, die einzelnen Einträge in die Zukunft zu datieren. Das ist oft Status quo bei weitverbreiteten Alt-Systemen.

Und hier beginnt die Detailebene:

Jeder Nutzer in der Praxis oder einem MVZ hat verschiedene Aufgaben, verschiedene Prioritäten und verschiedene Vorlieben, wie er sortiert, markiert und vieles mehr. Genauso wie beim technischen Grundgerüst braucht es auf der Benutzerebene flexible Einstellungsoptionen und Kombinationsmöglichkeiten, mit denen die Einheit neue Umstände und individuelle Nutzerbedürfnisse abbilden kann. Modulare Lösungen müssen auf allen Ebenen den gleichen Prinzipien folgen. Und das schaffen heutzutage nur webbasierte bzw. browserbasierte Lösungen. Aus diesem Grund ist auch der Begriff Patientenakte oder gar Karteikarte viel zu kurz gegriffen, um zu beschreiben, wie systematisch die Teilfunktionen der medizinischen Dokumentation mit anderen Funktionen der Patientenverwaltung in einer intelligenten Software eingebettet sind.

Probleme bemerken viele Praxen vor allem dann, wenn Online-Patientendienste extern dazu gekauft werden müssen. Akteneinsicht gewährleisten, Online-Terminvergabe anbieten, Videosprechstunde als Form integrierter Telemedizin direkt aus der Akte starten: Alles Funktionen, die nach Maßgabe der Praxisorganisation aus dem Verwaltungskontext heraus bedienbar sein müssen. Ohne Doppelerfassung. Ohne die Software dabei wechseln zu müssen. Ein Kinderarzt hat andere Anforderungen als ein Orthopäde. Allein die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Facharztrichtung beeinflusst den Grad der Tiefe und Breite einer Anwendung im Alltag. Darüber hinaus ist es bei browserbasierten Lösungen oft so, dass über einfach änderbare Grundeinstellungen wie Web-Formulare allgemeine Anwendungen entsprechend individualisiert werden können.

Eine gute Praxissoftware: unvollständig ohne weitreichenden Schutz vor Ausfall

Die Patientenverwaltung in der technischen Anwendung über eine vielfältige Software ist die eine Seite. Die andere betrifft die unsichtbaren Dinge, die sich dem Wissen der Praxen oft entzieht. Und deshalb schlägt hier der Stress und der Ärger ganz besonders zu, wenn es hart auf hart kommt. Verlorene Patientendaten durch Hardware-Ausfälle oder digitale Erpressungsversuche von Hackern, die alle Patientendaten verschlüsseln und erst gegen Zahlung von Geld die Daten freigeben (wenn überhaupt). Völlig zurecht erwarten (nicht nur die bereits leidgeplagten) Ärzte, verlässliche, stressfreie und beherrschbare Systeme. Der Leistungsparameter Datenschutz muss daher immer am Aspekt der Wartungsfreiheit gekoppelt sein. Auch hier leisten moderne Systeme wie die inSuite viel mehr: Sie sind nicht nur sicherer und schwerer zu knacken, sondern bieten die Option, Fehler und Angriffe im Keim zu erkennen und zu ersticken. Auch das Thema Datensicherungen ist mit viel mehr Automatismus und Flexibilität händelbar (auch bzw. besonders für IT-Laien).

Die freie Gerätewahl ist hier ein nicht zu unterschätzender Faktor. Die parallele Nutzung von Macs, Windows-PCs und mobilen Endgeräten in der Patientenverwaltung ist bei modernen Systemen nicht nur sehr einfach realisierbar, sondern auch viel wartungsärmer. Das zeigt vor allem, dass ein Plus an Benutzerfreiheit nicht teuer durch Aufwand und Stress erkauft werden muss. Ganz im Gegenteil, je mehr Wahlmöglichkeiten ein Nutzer und eine Einheit haben, desto größer sollte der Grad an Sicherheit und Effizienz sein, die damit einhergehen. Die Realität bei vielen Alt-Systemen sieht auch an der Stelle genau andersherum aus.

Intuitive Bedienung für einen reibungslosen Praxisalltag

Am Ende lebt eine Patientenverwaltung von der Nutzerzufriedenheit. Und die steht und fällt mit der Performance, hier vor allem auch mit dem Aspekt der Schnelligkeit bei Ausführung und technischer Reaktionszeiten. Jeder ahnt den Unterschied in diesem Bereich, wenn er festgestellt hat, wie schwerfällig Microsoft Office sein kann und wie rasant Google Docs performt. Im Anwendungsfall der Praxissoftware haben Sie Daten aber lokal wie bei der erstgenannten Software und die Power und Aktualität der Letztgenannten. Viel wichtiger ist aber die Tatsache, dass die gleichen technischen Grundlagen, die die inSuite als browserbasiertes System so viel schneller und sicherer machen, auch jene sind, die die Funktionalitäten selbst stärken. Dazu gehören selbstlernende Funktionen wie Listenansichten, die sich durch jede Benutzung des Users dessen Bedürfnissen immer individueller anpassen. Aber auch kompakte Anwendungen wie die 1-Klick-Doku sorgen dafür, dass komplexe Einträge und Datenmengen bis in das kleinste Detail auf völlig einfache Art und Weise beherrschbar werden.

Zukunftsweisende Software für die Patientenverwaltung soll vor allem Berührungsängste mit digitalen, technischen Anwendungen im Gesundheitswesen nehmen. Für eine erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierung im Gesundheitswesen sollte keine Software  irgendeine Form von tiefergehenden IT- oder Programmierkenntnissen beim Endanwender voraussetzen. Neugier und Ehrgeiz sollen einzig und allein dafür genutzt werden, die Chancen funktionaler Tiefe für die Vereinfachung der täglichen Arbeiten auszuloten. Dafür ist eine intuitive Handhabung unerlässlich. Eine Funktion, wo das besonders wichtig ist, ist die Scheinverwaltung. Es ist heute unnötig, Vordrucke, Rezepte oder dergleichen außerhalb der Praxissoftware zu verwalten. Zertifizierte und eigens gebaute Vorlagen sollten einmal im Prozess der medizinischen Dokumentation angelegt sein, damit sie beim Patientenbesuch mit einem Klick mit den korrekten Patientendaten zur Verfügung stehen. Das Formularwesen ist ohnehin auf Basis bisheriger Systeme ein völlig unterschätztes Werkzeug, verschiedene Verwaltungstätigkeiten schnell zu digitalisieren. Das hat große Auswirkungen auf andere Funktionen wie die Reports und die Abrechnung, die auf Grundlage der Formulardaten noch schneller und einfacher gehändelt werden kann. Bei der inSuite kann dazu auch der Support dank Webtechnologie aus der Ferne heraus dem einzelnen Nutzer konkret und in Echtzeit helfen.

Fazit: Patientenverwaltung für Ärzte... und Patienten!

Am Ende ist der Patient das Hauptopfer eines schlechten Praxismanagements, das heute mehrheitlich in digitalen Kontexten stattfindet. Oder stattfinden sollte. Das spielte bisher aber bei der Auswahl der Patientenverwaltungssoftware eine untergeordnete Rolle. Dennoch steigen die Anfragen in diese Richtung. Vor allem, wenn die Themen Online-Termine, Wartezeitmanagement, Patienteneinsicht in die Akte und Online-Formularwesen gebündelt an die Ärzte durch Ihre Patienten herangetragen werden. Unsere Kunden haben darüber hinaus schnell festgestellt, dass das noch längst nicht alles ist, wo die Praxissoftware als Tool der Praxisverwaltung direkt die Patienteninteressen tangiert. Es lohnt sich also, im Sinne eines ganzheitlichen Praxismanagements die (digitalen) Prozesse vom Patienten aus zu formulieren. Dann stellen viele Praxisinhaber schnell fest, was sie eigentlich für Bedürfnisse abdecken wollen – und verstehen mit welcher Arztsoftware sie das können und mit welcher nicht.

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