Geringe Zufriedenheit mit alter Praxissoftware
Warum so viele mit ihrer Praxissoftware nicht glücklich sind
Enttäuschte Ärzte und MFA bei vielen Herstellern: Ob Terminplanung, Abrechnung oder Leistungsdokumentation in Patientenakten, die intuitive und einfache Anwendung sowie eine konsistente Performance der Praxissoftware sind essentiell für die Benutzung im Praxisalltag. Die Realität weicht allerdings oft von der Wunschvorstellung von einer idealen Praxisverwaltungssoftware ab. Die Unzufriedenheit mit der verwendeten Praxissoftware ist in den Arztpraxen stellenweise sehr groß. Eine Befragung in einer ärztlichen Online-Community ergab, dass nur 44 Prozent von über 1.300 Befragten ihre derzeitige Software bedenkenlos einem Kollegen weiterempfehlen würden. Es herrscht eine große Unzufriedenheit bei der Mehrheit der Nutzer.
Aber woran liegt es, dass so viele Anwender enttäuscht sind?
Die Angst vor dem nächsten Update
IT-Stress in der Praxis durch Fehler der Hersteller
Software-Updates sind notwendig und unumgänglich, um die Sicherheit der Praxissoftware zu gewährleisten, neue Funktionen bei den Anwendern bereitzustellen und Vorgaben der KBV zu erfüllen. Jedoch bereiten die mindestens quartalsweise erfolgenden Updates der marktüblichen Softwareangebote der befragten Ärzten im Praxisalltag Schwierigkeiten, denn mit ihnen kommen Fehler in die Software. Viele Ärzte klagen über Probleme nach Updates, die bestimmte Funktionen ausfallen lassen und schlimmsten Fall die Schließung der Praxis zur Folge haben. Unzufriedene Patienten und finanzielle Einbußen sind die Folge. Updates der Arztsoftware inSuite werden stets automatisch implementiert, sodass der Praxisalltag bei Anwendern nicht beeinflusst wird. Treten doch einmal Probleme auf, werden diese schnellstmöglich korrigiert, ohne dass ein Eingreifen durch den Anwender nötig ist - das schafft Zufriedenheit mit der Praxissoftware.
Hersteller müssen bei Problemen mit der Software besser unterstützen
Mangelnder Support lässt Nutzer im Stich
Kommt es bei der Anwendung von Praxissoftware zu Schwierigkeiten oder Unklarheiten, führt der erste Weg häufig zum Telefon-Support des jeweiligen Herstellers. In der Befragung klagen Ärzte über lange Wartezeiten und versprochene Rückrufe, die nicht eingehalten werden und bewerteten den Telefonsupport vor allem bei marktführenden Systemen höchstens als befriedigend.
Für eine schnelle Problemlösung empfiehlt Doc Cirrus deshalb hauptsächlich die Kontaktaufnahme per E-Mail. Anwender können direkt aus der Praxissoftware inSuite Feedback und Support-Anfragen stellen. So werden die benötigten Informationen automatisch übermittelt, sodass Schwierigkeiten schnell geklärt werden können. Für kleinere Anwendungsfragen, die oft zu Beginn der Softwarenutzung vorkommen, ist jedoch nicht immer eine Kontaktaufnahme mit den Softwareherstellern nötig. In der inSuite finden Anwender ein Handbuch mit einer Übersicht über Funktionen und Einstellungen, sodass Verständnisfragen selbstständig geklärt werden können.
Unflexibler Funktionsumfang
Zu viele Funktionen werden nicht gebraucht oder fehlen
Viele Ärzte beklagen, dass ihre aktuelle Praxisverwaltungssoftware Funktionen beinhaltet, die in ihrem Praxisalltag keine Verwendung finden. Die Software ist dadurch sperrig und weniger benutzerfreundlich, was sicher nicht zu Zufriedenheit mit der Praxissoftware führt. Bei marktführenden Systemen geben bis zu 72 Prozent der Befragten an, der Leistungsumfang sei zu groß. Gleichzeitig fehlen bei einem System mehr als der Hälfte der Befragten benötigte Funktionen.
Nutzer wollen Software modular anpassen
In einer modernen IT- und Softwarewelt sind die zeitgemäße Lösung hingegen schlankere Programme mit modularem Aufbau, damit genau die Funktionen vorhanden sind, die individuell genutzt werden.
Doc Cirrus bietet ein Basisprogramm an, in dem alle grundlegende Funktionen für Gebrauch in der Praxis vorhanden sind, u. a. Terminkalender, Patientenakte oder Abrechnungen.
inSuite lässt sich zusätzlich flexibel und den Nutzerwünschen entsprechend erweitern, sodass die Praxissoftware vollste Zufriedenheit gewährleistet. Im Mittelpunkt stehen dabei fachgruppenspezifische Module, die die Basisversion jeweils ergänzen. Fachliche Zusatzfunktionen der inSuite:
inOculus als ophthalmologisches Fachmodul
inDMP als Disease-Management-Programm
inDoku zur elektronischen Dokumentation, derzeit für Hautkrebsscreening
inGyn als gynäkologisches Fachmodul
inPedia als Fachanwendung für Pädiatrie
inASV für Ärzte mit Beschäftigung in Ambulanter Spezialfachärztlicher Versorgung
Nur eine intuitive und anwenderfreundliche Bedienung schafft Mehrwert im Alltag
Lange Einarbeitung, viele Klicks und „Herumscrollen“ sind Zeitfresser
Für eine lange Einarbeitungsphase in eine Software fehlt im Praxisalltag die Zeit, da der Praxisbetrieb wegen einer Softwareeinführung nicht angehalten werden kann. Auch bei der Behandlung soll die Dokumentation in der Praxissoftware möglichst wenig Zeit beanspruchen, damit sich Behandler voll und ganz den Patienten widmen können. Umso wichtiger ist eine intuitive Bedienung der Praxisverwaltungssoftware. Bei kontinuierlichen Befragungen von Ärzten auf Seminaren und Kongressen belegten die Marktführer 2014 im Punkt Anwenderfreundlichkeit mit allen angebotenen Programmen die letzten Plätze. Bei den nicht mehr zeitgemäßen und starren Softwareanwendungen sind weder Aufbau noch Bedienoberfläche optimal an den Nutzer angepasst, was in einem Markt moderner Gesundheits-IT nicht mehr den Standard bilden sollte.
Ärzte wüschen sich eine unkomplizierte Menüführung, eine geringere Anzahl an Klicks, wenig „Herumscrollen“ und kürzere Mauswege. Das Stichwort ist hier Prozessorientierung. Der Fokus einer bedienungsfreundlichen Praxisverwaltungssoftware liegt auf der Anpassung an typische Arbeitsabläufe. Deshalb ist inSuite so konzipiert, dass die Benutzung der Logik der Behandlung folgt, um im Praxisalltag effektiv Zeit bei der Benutzung zu sparen, sodass mehr Zeit für den Patienten bleibt. Auch die Optik spielt für Ärzte eine Rolle. Die Softwareangebote der Marktführer bieten teilweise veraltete Oberflächen, die an überholte Windows-Versionen erinnern. Moderne Bedienoberflächen sind bei ihnen kaum zu finden.
Nutzer müssen Kompromisse eingehen
Vorgaben bei Wahl des Betriebssystems
Eine klassisches Problem für Ärzte stellt die Einschränkung des Betriebssystems dar. Der Großteil der herkömmlichen Hersteller bietet keine Wahlmöglichkeit, die meisten Programme laufen ausschließlich auf Windows. Nur wenige Anwendungen unterstützen Mac. Eine betriebssystemunabhängige Software im Stil der Alt-Systeme ist deutlich schwerer zu programmieren. Webbasierte Lösungen umgehen dieses Problem. Die inSuite ist als browserbasierte Lösung auf allen Betriebssystemen ohne Einschränkung nutzbar, egal ob Windows, Linux oder als Praxissoftware für Mac. Auch Smartphones oder andere mobile Endgeräte können flexibel und nach Bedarf eingebunden werden. Die Gerätewahl hängt ausschließlich von den Präferenzen der Nutzer ab.
Mitwirken und mitgestalten − wenige Möglichkeiten für Anwender von Alt-Systemen
Bei großen, konzerngebundenen Softwareanbietern gestaltet es sich schwierig, eigene Wünsche an die Software integriert zu bekommen. Verbesserungsvorschläge zu bestimmten Aspekten wie Textbausteinen, Suchfunktionen oder Formulareditoren fallen einem bei der täglichen Nutzung der Software schnell ein. So ein individuelles Feedback der Anwender hat bei kleineren Herstellern mit hoher Entwicklungsdynamik mehr Bedeutung - ebenso die Zufriedenheit mit der Praxissoftware. Der aktive Austausch mit Anwendern, die eigene Ideen entwickeln, nimmt zur Verbesserung der eigenen Produkte einen hohen Stellenwert ein. Daher ist es nicht selten, dass eigene Wünsche in die verwendete Praxissoftware integriert werden. Bei Doc Cirrus sind Feedback und Wünsche an die Software willkommen, damit sie für den Nutzer optimal gestaltet werden kann. In den letzten Major Release von inSuite konnten 301 Kundenwünsche übernommen werden.
„Zufrieden bin ich nicht, aber daran gewöhnt.“
Dieses Gedanken scheinen viele Ärzte mit Blick auf ihre Praxisverwaltungssoftware zu haben. Denn die Befragung zeigt: Schlechte Bewertungen der verwendeten Programme, aber trotzdem teilweise geringe Wechselabsichten. Die Angst vor einer erneuten Enttäuschung von einer anderen Software ist groß. Das Risiko, dafür zusätzlichen Aufwand für einen Wechsel einplanen, ohne Garantie einer Besserung, ist es vielen Ärzten nicht Wert. Deshalb gehen Ärzte und MFA immer wieder Kompromisse ein, die bei der täglichen Benutzung der Software einschränken.
Wir empfehlen: Wenn Sie mit dem Gedanken an einen Praxissoftware-Wechsel spielen, nutzen Sie die Möglichkeit einer Online-Demo anderer Hersteller. So bekommen Sie einen Einblick in andere Programme und können eine fundierte Entscheidung treffen.
Mit inSuite sorgen wir dafür, dass Ihre Arbeit in der Praxis in Zukunft nicht mehr von Stress und verlorener Zeit für die Praxis-IT gestört wird, sondern Sie gemäß aktueller Standards bei der Dokumentation, Behandlung und Abrechnung von der Praxissoftware unterstützt werden.