ePA – Was ist wichtig für Arztpraxen?

Erfahren Sie, warum die elektronische Patientenakte für Arztpraxen im digitalen Zeitalter unerlässlich ist.

Viele Ärzte kommen neben den Trendthemen Telemedizin, Online-Patientenservices und integrierte Formular- und Statistikfunktionen vor allem über das Thema Akte zu uns. Viele Ärzte und Medizinische Fachangestellte treibt das Thema an, den wachsenden Herausforderungen im digitalen Zeitalter über eine leistungsstarke, individuell konfigurierbare und vielseitige elektronische Patientenakte gerecht zu werden. Wir zeigen Ihnen, warum das Thema auch für Arztpraxen immer wichtiger wird und worauf Sie bei der Suche nach dem perfekten System für Sie achten sollten. Falls Sie aktuell kein Kunde eines webbasierten Systems wie dem unseren sind, ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Sie ein zukunftsfähiges System nutzen. Um so wichtiger ist es, anhand konkreter Leistungen die Spreu vom alten Weizen zu trennen.

Was moderne medizinische Dokumentation schon heute leisten kann

Im Zentrum der Überlegungen vieler Praxen und Ärzte steht die Frage „Was kann die Akte“? Eine moderne, technisch anschlussfähige, vielseitige und sichere digitale Patientenakte ist die Schlüsselfunktion einer sehr guten Praxissoftware. Wir haben hier die wichtigsten Funktionen und Auswahlkriterien der elektronischen Patientenakte (ePA, nicht zu verwechseln mit ”elektronische Gesundheitsakte“ eGA) zusammengefasst – auch unter dem Aspekt: Was kann die inSuite-Akte, als eine der stärksten Alternativen auf diesem Gebiet bereits heute intersektoral leisten?

Status Quo digitale Patientenakte: E-Health-Gesetz und die Digitalisierung der Arztpraxis

Viele Ärzte beschäftigen sich mit Digital Health und dem E-Health-Gesetz und werden primär über das Thema elektronische Patientenakte und dazugehörigen Themen wie Telemedizin und Online-Patientenservices auf uns aufmerksam. Im Kontext des Aufbaus landesweiter Telematikinfrastrukturen und anderen einrichtungsübergreifenden Lösungen für Dokumentation, Kommunikation und Kooperation stoßen viele Praxen an inhaltliche Grenzen. Denn: Viele Lösungen für die Digitalisierung im Gesundheitssystem sind bisher nur Projekte und keine marktfähigen Produkte. Oder sie sind so überdimensioniert und für den großen Klinikmarkt konzipiert, dass der niedergelassene Arzt in Deutschland zu Recht vor dem Thema zurückschreckt.

Doch es gibt sie, im Alltag praktikable E-Akten, die mit allen Funktionen einer Arzt- und Praxissoftware gekoppelt sind. Nur über eine Akte, die der Arzt für andere überall ohne Probleme bereitstellen kann, kann eine Vernetzung des Gesundheitswesens funktionieren. Seit der Einführung vom E-Health-Gesetz können Ärzte und Krankenhäuser Ende 2018 digitale Daten wie eben die Gesundheitsakten austauschen. Die Grundlage: Interoperabilität der Aktenlösungen. Die gematik prüft in einem strengen Zulassungverfahren, ob eine ePA die hohen Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz besteht.

Die inSuite erfüllt bereits heute diese Voraussetzungen und kann mit ähnlich modernen Lösungen wunderbar interagieren – wenn es die Praxis will. Seit ein paar Jahren belohnt der Gesetzgeber Ärzte, die Arztbriefe digital verschicken. Kein Problem mit der elektronischen Patienten- und Fallakte der inSuite. Auch der seit 2019 geltende Anspruch gesetzlich Versicherter, dass Dokumente wie Arztbriefe, Impfpässe, Befunde oder Medikationspläne im Kontext ihrer Akte gespeichert werden, ist mit inSuite bereits heute Realität. Digitalisierung heißt auch: Weniger suchen, schneller finden. Am Ende profitieren alle Beteiligten, von den Versicherten und Ärzten bis hin zu den Krankenkassen.

Elektronische Krankenakte: Steigende Akzeptanz und Nutzerorientierung

Überhaupt ist die Patientensicht bei diesem Thema bisher wenig im Fokus. Was verständlich ist: Der Arzt möchte die Deutungshoheit und die Kontrolle über die Akte nicht verlieren. Dennoch muss er sich öffnen, allein um nur den baldigen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Viele Praxen kommen jedoch mit einer klar positivien Mentalität in Sachen Patientenservice auf uns zu. Sie wollen von sich aus dem Patientenwunsch nachkommen, Zugriff bzw. Einblick in ihre Akte zu erhalten. Nach § 630 des BGB müssen sie das im Zweifel sofort. Das bedeutet: Kosten für den Patienten, Aufwand für die Praxis und die Diskussion, was der Patient einsehen darf. Mit der inSuite kann der Arzt dem Patienten digital und verschlüsselt ohne Kosten und Aufwand genau das ermöglichen. Vor allem der wachsende Trend zu Zweit- und Drittmeinung erhöht den Druck auf den behandelnden Arzt. Daher kann der Arzt bei uns sagen: Das gebe ich meinem Patienten in seinem Online-Portal zu lesen (in nur 3 Klicks). Verschlüsselt, strukturiert und mobil. Fertig. So kann es gehen. Schon heute. Sogar im sonst als vertrackt bekannten deutschen Gesundheitswesen.

Der konkrete Nutzen bestimmt ohnehin am stärksten darüber, ob eine elektronische Patientenakte ePA die Arbeit am und mit dem Patienten erleichtert. Je einfacher das Bedienkonzept, desto schneller kommt die Akzeptanz bei Arzt und Patient. Die stellt sich erfahrungsgemäß weniger über die technischen Finessen ein, sondern über organisatorische Möglichkeiten wie z.B.:

Habe ich als Arzt die Option, verschiedene Schreib- und Löschrechte zu vergeben?
Sehe ich als Praxisinhaber, wer wann was wo geändert hat und wer noch was wo erledigen muss?
Habe ich als Patient Leserechte auch auf dem Heimrechner ohne Angst um Datenschutz zu haben?
Kann ich die Daten aus Arztbrief, Anamnese, App, elektronische Gesundheitskarte, Medizingerät oder medizinischen Befunden strukturiert erheben, auswerten und Externen ohne Sicherheitsbedenken zur Verfügung stellen?

Am Ende sind es wenige Klicks, die darüber entscheiden, ob ein System mir von Beginn an die Arbeit erleichtert oder ob es mir durch eine Fülle an neuartigen Funktionen die Übersicht und damit Sicherheit nimmt. Aus diesem Grund haben wir unserer Arztsoftware einem branchentechnisch überdurchschnittlich hohen Innovationsintervall in Sachen Updates auferlegt. Die Folge: Unsere Akte hält Schritt mit den Anforderungen zunehmend und besonders digital affiner Arztpraxen. Das ist moderne digitale Versorgung für Arzt, Patient und Krankenkasse.

Was die elektronische Fallakte von heute konkret im Alltag leistet und wofür

Für uns gibt es einen wesentlichen Grund für die Nutzung nicht nur digitaler Patientenakten und Praxisplaner, sondern auch technisch teilbarer Akten: Die Zunahme an Behandlungsbeteiligten. Bereits heute stellen wir diversen ASV-Teams in der ambulanten spezialfachärztlichen Versorgung eine Akte zur Verfügung, mit der Anwender in völlig verschiedenen Einheiten und Orten gemeinsam arbeiten können: Komplexe bzw. aufwändige Indikationen verlangen eine Live-Synchronizität aller Aktivitäten: Die Hausarztpraxis, die Klinik, die orthopädische Praxis, das Radiologie-Zentrum, der Pflegedienst, die Physiotherapie und andere können Anamnese, Überweisungen, Medikation, Diagnosen und Befunde, Aufklärungen, Kostenübernahmen und Telekonsile bzgl. Röntgenbildern (die alle einsehen können) auf Basis gemeinsamer Kalender-, Rechte- und Aufgabenstrukturen erstellen, einsehen und bearbeiten. Kurz: Alle Gesundheitsdaten werden dezentral erfasst und sind zentral einsehbar.

Diese komplexe Organisation ist im Sinne der knappen Zeitressourcen, der Abstimmungsqualität und der Patientenzufriedenheit heute nur digital zu meistern. Welcher User hat wann was geschrieben, verschickt oder geändert ist eine Frage, die unsere Kunden schnell beantworten wollen und können. Es geht bei digitalen, vernetzbaren Akten zunächst um Übersicht, Übersicht und Übersicht. Denn die Organisationsaspekte medizinischer Behandlungen besonders im ambulanten Sektor des Gesundheitswesens nehmen immer stärker zu:

Die Beteiligung vieler verschiedener Einrichtungen wird durch die Zunahme älterer und multimorbiderer Patienten immer notwendiger und damit die Sicherstellung arbeitsteiligerer Prozesse.
Die Zunahme indikationsspezifischer Verantwortlichkeiten machen den Fach- oder Hausarzt immer mehr zu einer Art Teamleiter pro Patient, wie es bereits heute beim Thema ASV zu sehen ist.
In diesem Kontext entstehen Untersuchungen in Form von Überweisungen, die immer mehr von einem federführenden Arzt veranlasst und selbst begutachtet werden, d.h. die Akte muss im Rahmen der Arztsoftware Daten sicher und strukturiert senden und empfangen können.
Der Arzt muss immer stärker parallele (Be-)Handlungsstränge berücksichtigen und diese dokumentarisch zusammenhalten, um komplexe Krankheitshistorien schnell nachvollziehen und im Kontext eines Gesamtüberblicks einbeziehen zu können.
Ganz wichtig: Der Patient als Übermittler strukturierter, valider Daten hat über die digitale Akte die Chance, Anamnesedaten, Therapieinformationen und vieles mehr in seine Akte zu übermitteln – über verschlüsselte Wege und ohne IT-Aufwand
Hierbei muss eine moderne digitale Patientenakte vom Arzt steuerbar sein, so dass Arzt und Patient durch die gegenseitige Vernetzung Transparenz, Vertrauen und Datenrelevanz schaffen – u.a. mit dem Ziel für mehr persönliche Zeit.

Ganz praktisch gesehen: Vorteile elektronischer Patientenakten

Die Vorteile einer elektronischen Patientenakte wie der in der inSuite liegen auf der Hand: Versorgungsqualität erhöhen durch rechtzeitige Interventionen, automatische Prozesse, kontrollierbare Datenströme, bessere Abstimmung mit Zuweisern, Behandlern und dem Patienten sowie bessere Übersicht über den Stand von Behandlung und wirtschaftlicher Effekte (auch über visuelle Darstellungen).

Jede Praxis, jeder Akteur und jeder Arzt verfolgt dabei sehr spezielle Ziele. Ein individualisierbares, weil digitales Aktensystem in einer flexiblen Arztsoftware bringt die vielen Ziele automatisch zusammen:

Übergeordnete Versorungsziele (Verbesserung der Behandlungsqualität, der Patientensicherheit, der Koordination, der Reaktionsqualität und der Compliance)
Dokumentationssunterstützung (Zusammenführung zeitlich, räumlich erhobener Patientendaten und deren Vergleichbarkeit, Verständlichkeit, Lesbarkeit, Abbildung des kompletten Behandlungsprozesses, Integration der Patientenselbstdokumentation)
Zusammenarbeit und Organisation (Unterstützung prozessbasierter Arbeit, Patientenbezogenes Terminmanagement, Überwachung von Versorgungspfaden, integrierte Kommunikationsmöglichkeiten und Informationsvermittlung, Anzeigen von Trends, Reports und selbst definierten Auffälligkeiten)

Ausgehend aus diesen praktischen und strategischen Möglichkeiten ergeben sich für eine elektronische Fall- und Patientenakte verschiedene Funktionsanforderungen, die jeder Arzt auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Arztsoftware inkl. onlinefähiger Akte achten sollte: Die inhaltlichen Funktionsparameter (u.a. Diagnosen, Anamnese, Labor, Rezepte, Arztbrief, Befundung, Medikation und Maßnahmen) sollten vollständig und im Sinne alltäglicher Praxisvorgänge (u.a. Dokumentation, Verwaltung, Auswertung, Abrechnung, AMTS, Monitoring, Kommunikation) alle mit modernen, strukturierten Transfermodi versehen werden.

Mit der inSuite versuchen wir darüber hinaus, diese Vielfalt so abzudecken, dass große, aber auch kleine Einheiten den Umfang ihrer Anforderungen weitestgehend selbst bestimmen können – für, Sie ahnen es, Übersicht, Übersicht und Übersicht. Die Digitalisierung der Arztpraxis über die digitale Akte bedeutet “mehr Relevanz schaffen” und nicht “mehr von allem”.

Fazit: Orientierung schaffen, die eigene Situation für den Einsatz digitaler Patientenakten genau analysieren

Die Lust vieler Ärzte sich derart tiefgreifende Gedanken über etwas zu machen, was Ihnen die bisherigen Systeme mehrheitlich nicht bieten, ist gering. Daher ist eine sachliche Analyse kein Hexenwerk. Vor allem die Chancen für Niedergelassene, Zeit zu sparen, sowie Behandlungsprozesse und Wirtschaftlichkeit auch zum Vorteil der Patienten zu erhöhen werden sichtbar. Vor allem dann, wenn folgende Dinge für Sie als Arzt offensichtlich werden:

Sie haben wie hier die Chance, relevante Informationen von unwichtigen zu filtern
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit ist technisch hinreichend abgebildet
Die Komplexität digitaler Akten und Software-Systeme ist im Alltag beherrschbar
Der Grad der externen Nutzung durch Partner und Patienten ist selbst bestimmbar
Die Kosten sind nicht höher, sogar niedriger im Angesicht steigender Funktionalität
Der Einsatz bestimmter webbasierter, elektronischer Akten ist gelebte Realität

Hinzu kommt das Thema intuitiver Benutzbarkeit. Wir stellen die einfache und vielseitige Bedienoberfläche stets mit echten Anwendern aus vielen Facharztgruppen und Praxisgrößen nach und schöpfen die in diesem Artikel beschriebenen Potentiale nach und nach aus. Allein die Hilfen, die ein moderner Internetbrowser bereithält stellen eine wichtige Hilfe dar:

Verschiedene Tabs (= Patientenakte A, B etc.) parallel geöffnet halten,
ein zentrales Benutzer- und Rechtemanagement,
sowie die automatische Synchronisierung aller Aktivitäten
fördern das Vertrauen in eine elektronische Akte,
die bei Bedarf eben ein System bietet, mit dem Kooperation, Vernetzung und Abstimmung erheblich vereinfacht und verbessert wird.

Ergänzt wird das durch weitere integrierte, nahtlos nutzbare Funktionen wie ein webbasiertes Bildarchiv, Medienübersichten wer wann welches Dokument in welchem Kontext hochgeladen hat, sowie Erinnerungsfunktionen, die eine automatische Aufgabenüberwachung ermöglichen.

Innovation "elektronische Patientenakte" - inSuite ist vorn dabei

Wenn Sie Interesse haben, ein derartiges System im Einsatz zu erleben, dann senden Sie uns gerne eine Anfrage. Wir sind immer daran interessiert, den hier beschriebenen Status Quo anhand Ihrer Wünsche weiter zu optimieren. Warten Sie dabei nicht weiter auf politische Vorgaben und machen Sie sich noch heute zukunftsfest.

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