Arztpraxis: Planung und Verwaltung

Die Praxissoftware kann Ihre helfende Hand im Praxisalltag werden. Stress und Zeitaufwand waren gestern.

 

"Schluss. Ende. Aus." Diese ersten Gedanken kommen oft, wenn Praxismitarbeiter an die immer neuen Vorgaben zur Praxisverwaltung denken. Oder an die unnötige Komplexität bei deren Digitalisierung. Viele Praxen ätzen unter der Last der alten und neuen Bürokratie. Die bisherige Qualität der Digitalisierung im Gesundheitswesen macht es oft nicht einfacher. Daher müssen bewährte Abläufe in der Arztpraxis nicht in Frage gestellt werden, sondern wie die Software diese berücksichtigt. Ideal: Praxis- und Arztsoftware zeigt sogar neue Wege auf, Bewährtes noch besser zu machen. Wir geben in diesem Artikel einen Überblick, wie ein digitales Programm die vielen Elemente der Praxisorganisation zusammenhalten muss und kann – ohne dass MFA und Co. mehr Stress haben (ganz im Gegenteil!). Lesen Sie, was eine gute Software für die Praxisplanung bedeuten kann und wie Sie im Team ganz einfach die Stärken digitaler Funktionen eines anpassbaren Praxisplaners nutzen.

Planung und Verwaltung mit unserem digitalen Praxisplaner

MFA, Patienten und Arzt im perfekten Teamwork auf Basis ganzheitlicher Praxisverwaltung

Neben der Säule der medizinischen Dokumentation ist die damit immer enger verzahnte Funktionsvielfalt in Sachen Praxisverwaltung ein wesentliches Element. Bei der Arztpraxis-Planung hilft die Einführung einer kompletten Praxissoftware oder der Wechsel zu dieser. Auf Grund der umfänglichen Funktionen, die eine Software für Arztpraxen mit sich bringt, wird daher oft der Begriff Praxissoftware genutzt.

Vor allem stellen wir fest: Die Praxen und ihre Mitarbeiter wollen und brauchen eine Software, die alle Abläufe und Aufgaben abbilden kann. Eine zweite Software ist bereits eine zu viel. Darum müssen neue Lösungen auch mehr können, als die bisherigen Programme. Im Zentrum: Ein leistungsstarkes, komplett integrierter Praxisplaner, als Zentrum aller Praxisprozesse: Von Terminmanagement inkl. Online-Terminen, über Teil- und Hauptkalender bis hin zu einem Aufgabensystem mit automatischen Erinnerungen über alle Benutzergrenzen hinweg – um nur die wichtigsten Aspekte zu nennen.

Kompakt-Analyse: Moderne Organisation mit digitalen Praxisplanern

Das Problem
Die zunehmende Bürokratisierung und der Status der Arztpraxis als kleines Medizin-Unternehmen machen es Arzt, Therapeut und MFA schwer, eine vertretbare Balance zwischen Dienst am Patienten und Dienst an nicht-medizinischen Vorschriften zu finden. Die Zunahme an Formularen, Regeln und gesetzlichen Vorgaben frisst Zeit, die dann für den Patienten fehlt. Das führt zu immer komplexeren Abläufen, Stress durch Intransparenz und Zeitnot, da die Arztpraxis-Planung oft zu kurz kommt. Undurchdachte Software und Insel-Lösungen helfen bisher nicht weiter, da kein Bezug zu anderen (digitalen) Praxisprozessen und -funktionen besteht. Ein weiterer Grund: Die Kernfunktion eines guten Praxisplaners wird meist vom Personal der Praxis genutzt, erst die Notwendigkeit einer elektronischen Patientenakte, getrieben durch den Arzt, schafft den notwendigen Handlungsdruck. Dieser erfolgt jedoch oft zu spät und ist zu kurz gedacht.

Die Folge
Viele Ärzte leisten sich wenn sie können eine:n Praxismanager:in, die sich nur um das Praxismanagement kümmern und dem Personal am Empfang und in den Praxis-Räumen den Rücken freihält. Viele Ärzte lagern die Themen wie Abrechnung, Termin- und Aufgabenverwaltung, Patientenkommunikation und Dokumentenmanagement teilweise komplett an Ihre Mitarbeiter oder gar Externe aus. Die Arbeitsteilung, dass der Arzt die medizinische Dokumentation macht, während die Praxisverwaltung durch die angestellten Mitarbeiter erfolgt, herrscht meist bei der Arztpraxis-Planung vor. Die Folge: Mehr als ein System, keine Durchgängigkeit der digitalen Prozesse, hoher Abstimmungsaufwand wie in der Vor-Digital-Ära. Oft gibt es Monatsplaner, Wochenplaner und reine Papierkalender, die gute und schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten nicht zulassen und die Zeit aller Involvierten frisst. Allein die Existenz einer Website lässt in diesem Kontext ein Riesenpotenzial brach liegen.

Die Lösung
An dieser Stelle beginnt der Bedarf nach einer Praxissoftware, die derart optimiert ist, als das mit ihr Praxisprozesse in allen Bereichen reibungslos abgebildet werden. Es geht um eine perfekte Abstimmung von Buchhaltung, Labor, Empfang, Arztzimmern, Wartebereich und weiteren Räumen der Praxis. Der Trend zu größeren Praxisgemeinschaften und MVZ verstärkt den Bedarf nach einer gemeinsamen Lösung, die Praxisverwaltung und medizinische Dokumentation alltagstauglich miteinander verzahnt und noch mehr für das Personal bereithält: Mit der ganzheitlichen Softwarelösung zum umfänglichen Arztpraxis-Planung von Doc Cirrus können Sie Funktionen wie ein individualisierbares Fließband über alle User und Bereiche nutzbar machen. Es geht um Überblick und Übersicht, und das wollen alle Beteiligten in einer Software sehen – vor allem in einer zentralen Praxisplaner-Funktion, die Kalender, Aufgabensystem, Terminplaner für die Praxis und vieles mehr in sich vereint.

Praxis-Planung aktuell: Lieber auf Papier als in veralteter Software

Je höher die Automatisierung mit gemeinsam genutzten digitalen Hilfsmitteln desto schneller realisieren MFA und Arzt effiziente Prozesse. Diese Erkenntnis in die Tat umzusetzen bedarf im ersten Schritt keiner aufwändigen Analyse oder einer kompletten Neustrukturierung des Praxisalltags. Vergessen Sie diese Hürden, die bei allen Beteiligten nur zu gefühltem Mehraufwand führen. Und zu Stress. Den Status Quo skizzenhaft zu kennen reicht zunächst völlig aus.

Dazu kommt der formale Aspekt: Qualitätsmanagement ist nur mit guter Software realisierbar. Das seit 2010 für Arztpraxen verpflichtende Qualitätsmanagement hat aber leider nicht dazu geführt, dass die bisherigen Alt-Arztsoftware-Systeme diesen Status Quo hinreichend abbilden. So ist die Terminvergabe noch heute ein großer Knackpunkt, denn: Über die Online-Terminsysteme kommen zwar neue Patienten, aber eine Durchleitung digitaler Daten in das Kalendersystem findet oft nicht statt. Mehrarbeit ist die Folge. Mit der inSuite gibt es eine Praxissoftware, mit der von „Patient bucht online“ über „Patientendaten angelegt“ bis „Arzt sieht neuen Termin mit Aufgabenerinnerung“ ein Prozess komplett automatisiert werden kann – auf Basis der Konfiguration der Praxismitarbeiter.

Das Zauberwort heißt Workflows: Immer mehr Praxisgemeinschaften, immer mehr Patienten und immer mehr Möglichkeiten brauchen immer feinere und einfachere Wege, um vernetzt und reibungslos zu arbeiten. Idealerweise bilden Sie Ihre Struktur über eine komfortable Konfiguration von Terminplaner, Aufgaben- und Recallsystem ab und arbeiten im Alltag auf sicheren Bahnen. Arzt- und Praxissoftware bilden also ab, was ohnehin schon durch die tägliche Erfahrung offen liegt – nur besser und zentriert. In einer guten mit Funktionen zur Arztpraxis-Planung ausgestatteter Software wie der inSuite können Sie u.a. folgende miteinander vernetzte Funktionen abbilden:

  • Patientenaufnahme, Terminvergabe, Dokumente ausgeben
  • Arztbrief, Anamnesebogen, Rezepte erstellen und nutzen
  • Prozessoptimierung von planerischen und medizinischen Praxisabläufen
  • Strukturierung von Praxisabläufen durch Aufgabenverteilung
  • Steigerung der Patientenzufriedenheit durch digitales Patientenfach
Im digitalen Zeitalter gilt: Den Praxisalltag konkret denken

Das muss ein digitaler Praxisplaner für eine Top-Qualität bei Verwaltung und Planung bieten: Einen konkreten Nutzen. Messbare Verbesserungen. Erreichbare Ziele. Und, dass Sie rechtzeitig ohne zeitlichen Mehraufwand zum optimierten Status Quo kommen. Beispiel: Ein neuer Patient will einen Termin buchen.

  • Konkret heißt das: Er will einfach, ohne Aufwand online einen Termin buchen, basierend auf Ihren freien Kalenderressourcen.
  • Messbare Optimierung: Die MFA bekommt eine Nachricht auf den Bildschirm „Neuer Patient wurde angelegt. Patient XY hat freien Termin XY gebucht. Patient XY hat Nummer hinterlegt und bekommt eine Terminerinnerung gemäß Ihren Einstellungen.“
  • Erreichbare Ziele: Patient kommt pünktlich zum Termin, die Aufnahme der Stammdaten ist bereits geschehen und dauert daher viel weniger Zeit.
  • Rechtzeitig und zeiteffizient ist es, weil: Der komplette Prozess automatisiert wurde, der Patient ist, ohne dass er bisher Zeit gekostet hat, rechtzeitig eingetroffen und bereits digital erfasst.

Klein aber fein: Jeder noch so granulare Prozess ist so abbildbar. Die Erst-Anamnese, der Folgetermin oder das Zusenden von Vorlagen wie Rechnungen, Arztbriefen oder Rezepten (z.B. über das Patientenfach im inSuite Gesundheitsportal) können frei von Hürden ihren Prozesslauf nehmen. Grob zusammengefasst wird die Prozessqualität der Praxis erheblich verbessert. Diese ist natürlich eng an die Ergebnisqualität gekoppelt, die technisch betrachtet maßgeblich von den dokumentarischen Funktionen der Software getragen wird.

Bewährte Tugenden im digitalen Gewand für die Arztpraxis-Planung nutzen

Erst wenn Prozesse und Ergebnisse in einem System von allen Mitarbeitern und Ärzten dank automatisierter, transparenter Abläufe getragen werden, erschaffen Sie eine Arbeitsstruktur, die den Alltag deutlich entschleunigt. Ein digitaler Praxisplaner ist in diesem zunehmend vielschichtigen Bereich der Arztpraxis-Planung das entscheidende Werkzeug. Grund sind die Vorteile der digitalen Planung und Verwaltung Ihrer Praxis mit Doc Cirrus: Einfach in der Handhabung und Ausgangspunkt zahlreicher 'Effizienzvernichter' in Sachen Abläufe. Entscheidend ist daher, wie sehr Ihnen Ihre Arzt- und Praxissoftware erlaubt, Ihren Praxisplaner im Sinne einer ganzheitlichen, modernen Praxisverwaltung anzupassen – aber auch: Neue Möglichkeiten einfach zu integrieren, nicht nur technisch, sondern in das, was Sie kennen: Ihren patientenorientierten Arbeitsalltag.

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