Jeden Morgen beginnt in vielen Arztpraxen derselbe Ablauf: Anamnesebögen ausdrucken, im Wartezimmer bereithalten, nach dem Ausfüllen manuell in die Praxissoftware übertragen, scannen und schließlich datenschutzkonform vernichten. Dieser Prozess bindet Personal, erzeugt Fehler und lässt sich vollständig ersetzen. Bei der digitalen Patientenaufnahme füllen Patienten ihre Formulare auf dem eigenen Smartphone oder einem bereitgestellten Tablet aus, die Daten fließen automatisch in die Patientenakte und stehen dem Praxisteam sofort zur Verfügung.
Für Praxen, die den Umstieg planen, stellen sich vor allem folgende Fragen
Statistisch gesehen sind drei Formulartypen für den größten Teil des manuellen Aufwands in der Patientenaufnahme verantwortlich. Sie eignen sich deshalb als Einstieg in die papierlose Aufnahme:
Das volumenstärkste Formular in nahezu jeder Praxis. Neupatienten füllen ihn bei jedem Erstkontakt aus, oft unter Zeitdruck im Wartezimmer. Unleserliche Handschrift und unvollständige Angaben sind hier am häufigsten. Digital ausgefüllt steigen Vollständigkeit und Datenqualität nachweisbar, weil Patienten in ihrem eigenen Tempo und ohne Ablenkung antworten.
Diese Einwilligung ist bei jeder Neuaufnahme gesetzlich vorgeschrieben und muss revisionssicher dokumentiert werden. Ein digitaler Prozess mit elektronischer Signatur ersetzt den Papierausdruck vollständig. Die unterzeichnete Einwilligung wird automatisch in der Patientenakte abgelegt und ist bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde jederzeit abrufbar.
Rechtlich sind diese Bögen besonders sensibel, weil sie dem Patienten rechtzeitig vor dem Eingriff vorliegen müssen. Digital lassen sie sich bereits mit der Terminerinnerung versenden, sodass Patienten zuhause in Ruhe lesen und Fragen vorbereiten können. Das entlastet den Behandlungsraum und verbessert die Qualität des Aufklärungsgesprächs.
Je nach Praxisstruktur lassen sich durch die digitale Patientenaufnahme mehrere Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat einsparen, insbesondere bei hohem Anteil an Neupatienten und umfangreichen Anamnesebögen.
Ein Rechenbeispiel: Bei 40 Neuaufnahmen im Monat und rund 5 Minuten gesparter Erfassungszeit pro Bogen ergeben sich über 3 Stunden pro Monat, ohne den Aufwand fürs Scannen und Vernichten.
Ein digitaler Anamnesebogen ist mehr als ein PDF-Formular. Er ist strukturiert aufgebaut, führt Patienten durch die relevanten Fragefelder, markiert Pflichtangaben und verhindert das Absenden unvollständiger Formulare. Für die Praxis bedeutet das: Die eingehenden Daten sind vollständig, einheitlich formatiert und direkt weiterverarbeitbar, ohne Nachfragen am Empfang. Auch weniger technikaffine oder ältere Patienten werden Schritt für Schritt durch die Fragen geführt; im Zweifel kann der Bogen gemeinsam am Empfang ausgefüllt werden.
Für unterschiedliche Fachbereiche braucht es unterschiedliche Vorlagen. Eine orthopädische Praxis fragt andere Vorerkrankungen und Beschwerden ab als eine gynäkologische Praxis oder eine Allgemeinarztpraxis. Gute digitale Aufnahmelösungen ermöglichen deshalb individuelle Formularvorlagen je nach Behandlungskontext, Termin-Art oder Fachbereich. In der Praxissoftware inSuite lassen sich solche Vorlagen konfigurieren und an den jeweiligen Termintyp koppeln, sodass Patienten automatisch das richtige Formular erhalten.
Die Frage, wann Patienten das Formular ausfüllen sollen, hängt von der Praxisstruktur ab. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die sich je nach Patientenstruktur unterschiedlich auswirken.
Der Vorab-Versand per Link oder QR-Code in der Terminerinnerung ist für Praxen mit hohem Anteil an digitalaffinen Patienten die effizientere Lösung. Patienten erscheinen bereits vorbereitet, die Wartezeit verkürzt sich, und das Praxisteam muss beim Eintreffen keine Formulare mehr ausgeben.
Das Wartezimmer-Tablet eignet sich besonders für Praxen mit älterem Patientenspektrum oder spontan kommenden Patienten. Beide Varianten lassen sich parallel betreiben: Der Vorablink wird automatisch versandt, das Tablet steht für alle, die ihn nicht genutzt haben.
Ja, das ist in der Praxis ein großer Vorteil. Der Link wird automatisch mit der Terminerinnerung versendet, per E-Mail oder SMS. Patienten beantworten die Fragen zuhause in Ruhe, erscheinen bereits vorbereitet und die Anamnese steht dem behandelnden Arzt vor dem ersten Gesprächsmoment zur Verfügung. Das spart Wartezeit und verbessert die Vollständigkeit der Angaben.
Digitale Formulare berühren Gesundheitsdaten, die nach DSGVO als besonders schützenswert eingestuft sind. Praxen tragen die datenschutzrechtliche Verantwortung für jeden Schritt der Datenverarbeitung, von der Eingabe durch den Patienten bis zur Speicherung in der Akte.
Technisch relevante Anforderungen sind: verschlüsselte Datenübertragung, Speicherung ausschließlich auf zertifizierten Systemen, klare Zugriffsberechtigungen und ein vollständiges Protokoll jeder Datenverarbeitung. Dazu kommt die organisatorische Pflicht, den digitalen Aufnahmeprozess im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu erfassen und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen zu können. Die Praxisinfo der KBV zur DSGVO enthält dazu Musterdokumentationen, die sich direkt übernehmen lassen.
Der Datensafe in inSuite bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Patientendaten ausschließlich lokal in der Praxis zu speichern, auf einem nach ISO 27001 zertifizierten Server. So bleiben Ihre Daten vollständig im Praxisnetzwerk, wenn Sie sich für diese Betriebsart entscheiden. Unabhängig davon, ob Sie sich für die lokale Speicherung oder eine Cloud-Variante entscheiden, werden die Einwilligungen strukturiert mit dem ausgefüllten Formular verknüpft und in der Patientenakte revisionssicher abgelegt.
Grundsätzlich profitieren alle Facharztpraxen, in denen regelmäßig Formulare ausgefüllt, Daten aktualisiert oder umfangreiche Anamnesegespräche geführt werden. Besonders hoch ist der Nutzen in der Allgemeinmedizin. Hausarztpraxen betreuen häufig viele Patienten pro Tag, nehmen regelmäßig Neupatienten auf und müssen zahlreiche Informationen zu Vorerkrankungen, Medikamenten oder Vorsorgeuntersuchungen erfassen. Bereits wenige Minuten Zeitersparnis pro Aufnahme summieren sich hier schnell zu mehreren Stunden pro Monat.
Je umfangreicher die Dokumentation, je höher das Patientenaufkommen und je häufiger dieselben Daten erhoben werden, desto größer ist der Nutzen der digitalen Patientenaufnahme. Besonders für gesprächsintensive Fachbereiche und Praxen mit hohem Verwaltungsaufwand wird sie schnell zu einem spürbaren Entlastungsfaktor für das gesamte Team.
Die digitale Patientenaufnahme ist vollständig in die Praxissoftware inSuite integriert. Das Praxisteam arbeitet ausschließlich in der gewohnten Oberfläche, kein Wechsel in eine externe Anwendung, kein separates Login. Patienten erhalten einen QR-Code oder einen individualisierten Link, öffnen das Formular im Browser ihres Geräts, füllen es aus und senden es ab. Die Daten erscheinen unmittelbar in inSuite, strukturiert und der Patientenakte zugeordnet.
Das Regelsystem von inSuite kann auf eingehende Formulardaten direkt reagieren. Bestimmte Antworten können automatisch Aufgaben für das Team auslösen, Wiedervorstellungen anlegen oder Hinweise bei vorliegenden Diagnosen ausgeben. So ist die digitale Aufnahme kein Einzelschritt, sondern eingebettet in den gesamten Behandlungsworkflow.
Eine strukturierte Einführung verhindert Reibung im laufenden Betrieb. Diese Schritte haben sich bewährt:
Praxen, die die Patientenaufnahme digitalisiert haben, berichten vor allem von drei Effekten: Der Empfangsbereich wird ruhiger, weil weniger parallele Aufgaben gleichzeitig anfallen. Die Qualität der eingehenden Patientendaten steigt, weil Formulare vollständig und leserlich ankommen. Das Praxisteam gewinnt Kapazität für Tätigkeiten, die medizinisches Urteil erfordern, und nicht für das Abtippen von Handschrift.
Für Praxen mit inSuite entsteht dabei kein Mehraufwand durch separate Systeme. Alle Daten aus der digitalen Aufnahme fließen in dieselbe digitale Dokumentation, die täglich genutzt wird. Wer den ersten Schritt zur papierlosen Arztpraxis gehen möchte, kann inSuite vier Wochen kostenlos testen.
Möchten Sie mehr erfahren?
