Medizinische Dokumentationsassistenz per KI

KI kann die Dokumentation in der Arztpraxis deutlich vereinfachen. Erfahren Sie, wie Ambient Listening funktioniert und welche Vorteile KI-Dokumentationsassistenten bieten.

KI-Dokumentationsassistent in der Arztpraxis

Zehn Minuten Gespräch, zwölf Minuten Dokumentation: Für viele niedergelassene Ärzte gehört das zum Alltag. Die Zeit, die nach der Sprechstunde am Bildschirm verbracht wird, fehlt anderswo. KI-gestützte Dokumentationsassistenz setzt genau hier an: Die Systeme hören während des Gesprächs im Hintergrund zu, strukturieren die Inhalte automatisch als medizinische Notiz und übertragen sie auf Knopfdruck in die Patientenakte. Erfahren Sie, was das für den Praxisalltag bedeutet undd wie Sie mit der richtigen Praxissoftware Zeit sparen.

Ärzte verbringen meist mehrere Stunden täglich mit Dokumentation. KI-gestützte Dokumentationsassistenz hört im Hintergrund zu, erstellt automatisch eine medizinische Notiz und überträgt sie nach Freigabe per Klick in die Akte. Zeitersparnis: mehrere Stunden täglich.

Dokumentation kostet mehr Zeit als viele ahnen

Ärzte verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation. Dazu führte die Deutschen Krankenhausgesellschaft 2024 eine Umfrage durch. Zu diesem Zeitpunkt waren es im Durchschnitt 2,9 Stunden täglich mit Dokumentation und Nachweispflichten. Weitere Studien haben dies bestätigt.

Für niedergelassene Praxen ist die Situation wenn auch nicht 1:1 übersetzbar, dann doch vergleichbar. Anamnesen, Befunde, Diagnosen, Therapiepläne, Arztbriefe. Alles muss dokumentiert, alles muss revisionssicher in die Patientenakte. Wer das parallel zum Gespräch erledigt, teilt seine Aufmerksamkeit. Wer es danach erledigt, verlängert den Arbeitstag.

So funktioniert Dokumentationsassistenz per KI

Moderne Dokumentationsassistenz setzt auf sogenanntes Ambient Listening. Ambient Listening heißt, dass KI während des Patientengesprächs passiv mithört, die relevanten Inhalte erfasst und sie automatisch im Hintergrund verarbeitet.

Ablauf einer KI-Dokumentation einfach skizziert

1. System hört zu

Das System hört während des Arzt-Patienten-Gesprächs im Hintergrund zu. Dabei versteht die Technologie medizinische Fachsprache.

2. Transkription

Es transkribiert den Gesprächsinhalt in Echtzeit und strukturiert ihn anschließend automatisch als medizinische Notiz und schlägt passende ICD-10-Codes vor. 

3. Überprüfung

Der Arzt prüft das Ergebnis, ergänzt bei Bedarf und überträgt die Dokumentation nach Freigabe mit einem Klick in die Patientenakte.

4. Gesprächsverlauf

Das Gespräch selbst verläuft ohne Unterbrechung und lässt sich an unterschiedliche Fachbereiche und individuelle Arbeitsweisen anpassen.

Checkliste: Anforderungen an KI-Dokumentationssoftware

  • DSGVO-konform: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter
  • EU AI Act: Einhaltung der europäischen KI-Verordnung muss gewährleistet sein
  • CE-Kennzeichnung: Bei medizinischen Funktionen ist eine Zertifizierung als Medizinprodukt erforderlich
  • ISO 27001: Zertifizierung des Anbieters für Informationssicherheit
  • EU-Hosting: Daten dürfen nicht auf Servern außerhalb der EU verarbeitet werden
  • Patienteneinwilligung: Aufzeichnung nur mit aktiver Zustimmung, keine automatische Aktivierung
  • Keine KI-Trainingsdaten: Patientendaten dürfen nicht für das Training von KI-Modellen verwendet werden

Assistenz direkt in der Praxissoftware

Der integrierte KI-Dokumentationsassistent in der Praxissoftware inSuite von Doc Cirrus gibt eine Zeitersparnis von bis zu 2 Stunden täglich an. Auch wenn sich diese Werte je nach Praxisstruktur und Fachbereich unterscheiden, ist der Effekt klar: Weniger Zeit am Bildschirm bedeutet mehr Zeit für Patienten. So unterstützt die KI im Praxismanagement.

Was die Software im Einzelnen übernimmt

  • Transkription des Arzt-Patienten-Gesprächs in Echtzeit
  • Strukturierung als medizinische Notiz mit Anamnese, Befund und Behandlungsplan
  • Automatischer Vorschlag von ICD-10-Codes auf Basis des Gesprächsinhalts
  • Übertragung der fertigen Notiz in die Patientenakte per Klick
  • Unterstützung mehrerer Sprachen – führende Lösungen unterstützen über 60 Sprachen
  • Anpassung an verschiedene Fachbereiche und individuelle Dokumentationspräferenzen

Zeitvergleich: Dokumentation mit und ohne KI-Unterstützung

Bereich Ohne KI Mit KI-Dokumentation
Gesprächsdokumentation Parallel oder nachgelagert, 5-10 Min. pro Patient Automatisch im Hintergrund, Prüfung 1-2 Min.
Arztbrief Manuell, oft am Abend Strukturierte Notiz als Vorlage vorhanden
ICD-10-Codierung Manuell aus dem Gedächtnis oder Nachschlagen Automatischer Vorschlag aus dem Gespräch
Gesamtbelastung täglich 2,9 Std. (DKG-Studie) Reduktion um bis zu 2 Std. möglich

Der KI-Dokumentationsassistent hört während der Konsultation im Hintergrund zu, erfasst die wesentlichen Gesprächsinhalte und erstellt daraus automatisch eine strukturierte medizinische Notiz. Diese kann der Arzt prüfen, bei Bedarf anpassen und anschließend mit einem Klick in die Patientenakte übertragen. Eine automatische Übernahme ohne ärztliche Freigabe findet nicht statt. 

Die Lösung läuft browserbasiert, ohne zusätzliche App-Installation, und fügt sich direkt in den bestehenden Praxissoftware-Workflow ein. Die Einrichtung erfordert keine umfangreiche Schulung. Das System versteht medizinische Sprache, schlägt passende ICD-10-Codes vor und lässt sich an verschiedene Fachbereiche sowie individuelle Dokumentationsstile anpassen. 

Die KI-Funktionen sind Teil eines wachsenden Ökosystems. Einen Überblick über alle verfügbaren KI-Lösungen finden Sie unter Künstliche Intelligenz in der Praxissoftware. 

Zertifizierungen und Datensicherheit

  • CE-zertifiziertes Medizinprodukt
  • ISO-27001-Zertifizierung für Informationssicherheit
  • ISO-13485-Zertifizierung für Qualitätsmanagementsysteme in der Medizintechnik
  • Keine Nutzung von Patientendaten für KI-Training
  • Unterstützung von über 60 Sprachen, mehrsprachige Nutzung möglich

Die KI-Funktionen sind Teil eines wachsenden Ökosystems. Einen Überblick über alle verfügbaren KI-Lösungen finden Sie unter Künstliche Intelligenz in der Praxissoftware.

Für welche Praxen ist Dokumentationsassistenz sinnvoll?

Grundsätzlich profitieren alle Praxen, in denen ausführliche Gespräche geführt werden und die Dokumentationslast hoch ist. Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen der Dokumentationsassistenz in gesprächsintensiven Fachbereichen und bei hohem Patientenaufkommen.

  • Allgemeinmedizin: Viele Kurzgespräche mit breitem Themenspektrum, hoher Dokumentationsaufwand pro Tag
  • Pädiatrie: Mehrsprachige Patientenfamilien profitieren von der Sprachunterstützung
  • Gynäkologie: Sensible Themen, bei denen ungeteilte Aufmerksamkeit besonders wichtig ist
  • MVZ und Gemeinschaftspraxen: Mehrere Ärzte, einheitliche Dokumentationsstandards leichter durchzusetzen

Praktische Einführung: Was Sie beachten sollten

Der Einstieg in KI-gestützte Dokumentationsassistenz muss kein großes Projekt sein. Moderne Lösungen lassen sich ohne umfangreiche Implementierung sofort nutzen. Trotzdem gibt es einige Punkte, die vor dem Start geklärt sein sollten. Folgende Schritte sollten Sie vor dem ersten Einsatz der KI-Software klären und definieren.

1. AVV abschließen

Vor Beginn einen Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.

2. Zustimmung einholen

Patienteneinwilligung formulieren und in den Praxisablauf integrieren.

3. Kommunikation

Praxisteam informieren: Wer nutzt das System, in welchen Sprechstunden?

4. Testphase

 Testphase einplanen: Zunächst in einzelnen Konsultationen erproben, Notizen prüfen. 

5. Dokumentation

Dokumentationsvorlagen anpassen, falls fachspezifische Strukturen benötigt werden.

6. Feedback

Feedback einholen und Workflow nach den ersten Wochen optimieren. 

Dokumentationsassistenz: Ein Schritt, der sich zeitlich bemerkbar macht

KI-gestützte Dokumentationsassistenz ist keine Zukunftstechnologie mehr. Unsere Lösung ist zertifiziert, DSGVO-konform und praxisreif. Der Nutzen ist messbar: weniger Zeit am Bildschirm, mehr Aufmerksamkeit im Gespräch, strukturiertere Patientenakten. Der integrierte KI-Dokumentationsassistent bietet als Teil der inSuite-Praxissoftware von Doc Cirrus einen direkten Einstieg ohne separate App oder aufwändige Implementierung. Für Praxen, die ihre Dokumentationslast reduzieren möchten, ist das ein konkreter und unmittelbar umsetzbarer Schritt.

So begleiten wir Sie beim Einstieg

Unser Team richtet den Dokumentationsassistenten gemeinsam mit Ihnen ein und steht als Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung. 

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