Orientierung beim Praxissoftware-Wechsel: Vergleich und Auswahl der Arztsoftware

Was Ärzte, MFAs und Praxismanager im Jahr 2017 vor einem Software-Wechsel bedenken sollten

Einer unserer Praxissoftware-Nutzer sagte uns neulich:

„Seit 15 Jahren verwende ich jetzt die Arztpraxis-Software eines Marktführers und habe jetzt erst gemerkt, welche Möglichkeiten bisher an mir vorbeigegangen sind. Der Praxissoftware-Wechsel ist bei vielen Kollegen immer wieder mit viel Stress und Veränderungsschmerz einhergegangen. Ich will diese Hürde aber jetzt ganz bewusst nehmen, denn am Ende geht es um eine bessere Versorgung meiner Patienten und um meine Praxis als erfolgreiches Gesundheitsunternehmen."

So wie diesem Arzt und Praxisinhaber geht es immer mehr Nutzern veralteter Arztprogramme: Die Anforderungen an eine moderne Arztsoftware und deren Möglichkeiten sind mittlerweile derart vielfältig, dass Ärzte den gefürchteten Softwarewechsel immer weniger fürchten und die Chancen entsprechend höher gewichten. Ein Anbieterwechsel ist die logische Folge. Doc Cirrus sieht jeden Tag, dass sich immer mehr Ärzte nicht mehr einschränken (lassen) wollen. Auch erkennen sie, dass die meisten großen Praxissoftware-Anbieter die Zeichen der Zeit verschlafen haben. Deutlich wird das vorwiegend dann, wenn mittlerweile sogar der Gesetzgeber schneller ist als so mancher Software-Hersteller. Mit Doc Cirrus z.B. konnten Kunden die seit Jahren bei uns nutzbare Online-Sprechstunde direkt zum Start nutzen, als der Online-Dienst zum 1. April 2017 abrechnungsfähig wurde. Auch die digitale Akteneinsicht für den Patienten sowie andere Aspekte des aktuellen E-Health-Gesetzes müssten nach unserem Verständnis integrierte Bestandteile eines Arztprogramms sein.

Unabhängig, vielseitig und immer aktuell: Praxissoftware muss mit Praxisteam und -organisation mitwachsen

Ist die Erkenntnis, die Praxissoftware wechseln zu wollen ausgeprägt genug, stellen sich dem Praxisteam oft dieselben Fragen, u.a.:

• Wie wartungsaufwändig ist ihr neues System?
• Welche Funktionen halten Sie jetzt und in Zukunft bereit?
• Kann ich die Software auch auf Tablets oder von unterwegs nutzen?

Der geneigte Leser erkennt sofort die Beweggründe und die leidlichen Erfahrungen, die die Arztpraxen mit bisherigen Anbietern machen mussten und die Wechselwilligkeit forcieren. Doc Cirrus versteht unter einer zukunftsfähigen Arztpraxis-Software mehrheitlich die Existenz jener Standards und Prinzipien, wie sie in anderen Software-Branchen bzgl. moderner Web-Technologie bereits gelebt werden. Unsere inSuite als webbasiertes System mit integrierter, konfigurierter Hardware erhält automatisch alle Updates, unser Support kann per Fernwartung 90 % aller Probleme im Handumdrehen lösen. Und uns interessiert es nicht, ob Sie Mac oder PC verwenden, ob Sie bei Hausbesuchen oder in der Praxis dokumentieren: Sie entscheiden das auf Basis eigener Bedürfnisse. Die Praxissoftware im Jahre 2017 muss Ihnen genau diese Freiheiten und diesen Komfort bieten – ohne Sicherheitsbedenken und ohne großen technischen Aufwand.

Besonders wichtig ist die Antwort auf die Frage nach der Funktionsvielfalt, denn auch hier gilt: Was immer Arzt und Praxisteam brauchen, ist Bestandteil Ihrer individuellen Zusammenstellung Ihrer Software. Sie entscheiden, was Sie bezahlen, Sie entscheiden, was Sie nutzen und was nicht. Die inSuite ist daher aus gutem Grund nicht nur eine Software, sie ist eine Plattform, die funktional (mit-)wächst. Alle Funktionen wie der elektronische Praxisplaner sind miteinander gekoppelt und bilden eine harmonische, abgestimmte Gesamteinheit. Patienten- und medizinische Dokumentation, Praxisverwaltung mit Kalender- und Aufgabensystem, Abrechnungsfunktionen und Aspekte wie der Bundeseinheitliche Medikationsplan sind Teil des Basisumfangs – das ist bei vielen Anbietern offenbar nicht der Fall.

Der Patient im Fokus: mehr als nur Abrechnung und Rezeptschreibung

Zum Basisumfang gehört bei uns auch ein Gesundheitsportal, über das Patienten Online-Termine auf Ihrer Website erhalten können. Weiterhin fungiert es für Kommunikation und Dokumenten-Austausch. Ja genau, Patientenservice ist eine Basisdienstleistung, die eine Arztpraxis-Software standardmäßig können sollte. Außerdem nutzen wir die starken Werkzeuge einer webbasierten Technologie, damit die Praxis Formulare in der Software ohne nervige Word- und Office-Programme erstellen und direkt im Patientenkontext verwenden kann. Externe bzw. Drittanwendungen gehören der Vergangenheit an – außer diese verfügen, wie die inSuite, über offene Schnittstellen. Denn die inSuite ist das digitale Herz der Einrichtung und alle andere EDV-Programme laufen darauf zu. Ziel: Ein gesunder Praxis-IT-Organismus.

Wer sein altes Programm in der Arztpraxis ablösen will, sollte daher das Kriterium „Patientenprozesse“ mal praktisch durchspielen und sich z. B. bzgl. der Anamnese fragen:

• Kann ich digitale Formulare erstellen, die der Patient ausfüllen kann?
• Kann ich diese von meinem Praxis-PC auf ein Patienten-Tablet senden?
• Kann der Patient mir das ausgefüllte Formular via Klick in die elektronische Patientenakte senden?
• Kann ich die Daten dann direkt in die Akte übernehmen?
• Kann ich die Daten dann direkt dem Arzt zur Ansicht freischalten?
• Kann ich mit diesen Daten dann die Patientendaten statistisch auswerten?

Bei uns heißt es bei jedem Punkt: Ja! Allein dieser Anamnese-Prozess zeigt, was eine gute Praxissoftware können muss, damit Sie keine Zeit mehr durch Papierkrieg und aufwändige Abstimmung verlieren. Es zeigt auch, welche Möglichkeiten die Software nach dem Wechsel bieten muss, damit Sie die Daten nicht nur haben, sondern auch nach der Behandlung im Sinne von Patient (Behandlung) und Praxis (Organisation) nutzen können. Die Arztsoftware ist am Ende ein digitales Prozesswerkzeug. Klick-Klick-Fertig. Aus unserer Erfahrung vor Ort wissen wir, dass selbst ältere Menschen diese Art des Formularausfüllens schätzen: Besseres Licht, weniger schreiben, Hand statt Tisch reicht und eine moderne Haptik. Solche scheinbar kleinen Dinge sind entscheidend, um ein zukunftsfähiges EDV-Programm von einer veralteten Software zu unterscheiden.

Und immer die Frage beim Wechsel: Was kostet die Software-Welt?

Bei aller Funktions- und Technologievielfalt stellen viele Interessenten natürlich auch die Kostenfrage. Mit leidvollen Erfahrungen in Sachen überteuerter Lizenzverträge, hohen Wartungs- und Technikerkosten sowie intransparenten Zusatzkosten und horrenden Laufzeitverträgen ist das auch kein Wunder. Wir sind der Überzeugung, dass ein transparentes Software-as-a-Service-Modell den Ansprüchen heutiger Kunden am besten gerecht wird.

Jeden Monat zahlt die Praxis in Abhängigkeit Ihrer Standorte einen individuellen Betrag. Denn: Kein moderner Arztsoftware-Anbieter sollte die Anzahl der Arbeitsplätze als Kostengrundlage nehmen – erst recht nicht in Zeiten von mobilen Endgeräten. Außerdem: Alle Einmalkosten sind bei uns von Beginn an klar definiert. So können wir auf Basis planbarer Zahlen alle Kosten darlegen – und aufzeigen, wie viel Zeit und Geld Sie mit unseren Funktionen über die Jahre gegenüber den meisten anderen Systemen sparen können.

Fazit: Nehmen Sie sich Zeit für den Praxissoftware-Wechsel, aber verlieren Sie keine mehr

Egal, ob Facharzt oder Hausarzt, egal ob Rheumatologe, Internist oder Schönheitschirurg: Alle Ärzte im ambulanten Sektor stehen grundsätzlich vor vergleichbaren Herausforderungen:

• Wie digitalisiere ich meine Praxisabläufe?
• Wie verbinde ich Verwaltung, Dokumentation und Patientenservices?
• Wie kann ich am schnellsten und sichersten von E-Health & Co. profitieren?
• Wie vermeide ich Doppelerfassungen und Sicherheitsrisiken?
• Wie vernetze ich mich mit Zuweisern, Kollegen und Gesundheitseinrichtungen?
• Wie hole ich das Optimum aus meinen Abrechnungsmöglichkeiten heraus?
• Wie schaffe ich es, alle Programme über eine zentrale Software zu bedienen?
• Und natürlich: Wie spare ich mithilfe eines Praxissoftware-Wechsels Zeit und Kosten?

Am Ende geht es beim Wechseln um bessere Abläufe und besseren Service inkl. Datenschutz, von dem Mitarbeiter wie Patienten gleichermaßen profitieren. Oder wie es unser Kunde vom Anfang so schön formuliert hat:

„Der Start mit der inSuite-Arztsoftware nach 15 Jahren Software-Stillstand fühlt sich an wie damals, als ich von Windows zu Mac wechselte: Es war eine große Umgewöhnung. Heute sehe ich, dass es die Anstrengung absolut wert war. Weniger Stress, sieht besser aus und kann mehr von dem, was ich will.“

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