Doc Cirrus inSider

Fachblog rund um E-Health, Gesundheits-IT, Arzt- und Praxissoftware

 

 

 

Vorzüge digitaler Praxisplaner und wie Sie sie nutzen

MFA, Patient und Arzt im perfekten Teamwork auf Basis ganzheitlicher Praxisverwaltung

Neben der Säule der medizinischen Dokumentation ist die damit immer enger verzahnte Funktionsvielfalt in Sachen Praxisverwaltung ein wesentliches Element, digitale Hilfsmittel wie eine komplette Arztsoftware einzuführen oder zu wechseln. Aus diesem Grund ist auch der Begriff heutzutage synonym mit Praxissoftware. Vor allem stellen wir fest: Die Praxen und ihre Mitarbeiter wollen und brauchen eine Software, die alle Abläufe und Aufgaben abbilden kann. Eine zweite Software ist bereits eine zu viel. Darum müssen neue Lösungen auch mehr können, als die bisherigen Programme. Im Zentrum: Ein leistungsstarkes, komplett integrierter Praxisplaner, als Zentrum aller Praxisprozesse: Von Terminmanagement inkl. Online-Terminen, über Teil- und Hauptkalender bishin zu einem Aufgabensystem mit automatischen Erinnerungen über alle Benutzergrenzen hinweg ­­– um nur die wichtigsten Aspekte zu nennen.

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Kompakt-Analyse: Moderne Organisation mit digitalen Praxisplanern

Das Problem:

Die zunehmende Bürokratisierung und der Status der Arztpraxis als kleines Medizin-Unternehmen machen es Arzt, Therapeut und MFA schwer, eine vertretbare Balance zwischen Dienst am Patienten und Dienst an nichtmedizinischen Vorschriften zu finden. Die Zunahme an Formularen, Regeln und gesetzlichen Normen frisst Zeit, die dann für den Patienten fehlt. Das führt zu immer komplexeren Abläufen, Stress durch Intransparenz und Zeitnot. Undurchdachte Software und Insel-Lösungen helfen bisher nicht weiter. Grund: Kein Bezug zu anderen (digitalen) Praxisprozessen und –funktionen. Auch ein Grund: Die Kernfunktion eines guten Praxisplaners wird meist vom Praxispersonal genutzt, erst die Notwendigkeit einer elektronischen Patientenakte getrieben durch den Arzt schafft den notwendigen Handlungsdruck. Der oft zu spät und zu kurz gedacht daherkommt.

Die Folge:

Viele Ärzte leisten sich wenn sie können eine/n Praxismanager/in, die sich nur um das Praxismanagement kümmern. Viele Ärzte lagern die Themen wie Abrechnung, Termin- und Aufgabenverwaltung, Patientenkommunikation und Dokumentenmanagement teilweise komplett an Ihre Mitarbeiter oder gar Externe aus. Das ist die vorherschende Arbeitsteilung: Medizinische Dokumentation macht der Arzt, Praxisverwaltung die angestellten Mitarbeiter. Folge: Mehr als ein System, keine Durchgängigkeit der digitalen Prozesse, hoher Abstimmungsaufwand wie in der Vor-Digital-Ära. Oft gibt es Monatsplaner, Wochenplaner und reine Papierkalender, die keine (gute und schnelle) Anpassung an neue Gegebenheiten zulassen. Allein die Existenz einer Website lässt in diesem Kontext ein Riesenpotenzial brach liegen.

Die Lösung:

An dieser Stelle beginnt der Bedarf nach einer Praxissoftware, die derart optimiert ist, als das mit ihr Praxisprozesse in allen Bereichen reibungslos abgebildet werden (können). Es geht um eine perfekte Abstimmung von Buchhaltung, Labor, Empfang, Arztzimmer und Wartebereich. Der Trend zu größeren Praxisgemeinschaften und MVZ verstärkt den Bedarf nach einer Lösung, die Praxisverwaltung und medizinsche Dokumentation alltagstauglich miteinander verzahnt und noch mehr: Alle Funktionen wie ein individualisierbares Fließband über alle User und Bereiche nutzbar machen. Es geht um Überblick und Übersicht, und das wollen alle Beteiligten in einer Software sehen – vor allem in einer zentralen Praxisplaner-Funktion, die Kalender, Aufgabensystem, Terminplaner für die Praxis und vieles mehr in sich vereint.

Praxisplaner aktuell: Lieber auf Papier als in veralteter Software

Je höher die Automatisierung mit gemeinsam genutzten digitalen Hilfsmitteln desto schneller realisieren MFA und Arzt effiziente Prozesse. Diese Erkenntnis in die Tat umzusetzen bedarf im ersten Schritt keiner aufwändigen Analyse oder einer kompletten Neustrukturierung des Praxisalltags. Vergessen Sie diese Hürden, die bei allen Beteiliten nur zu gefühltem Mehraufwand führen. Und zu Stress. Den Status Quo skizzenhaft zu kennen reicht zunächst völlig aus.

Dazu kommt der formale Aspekt: Qualitätsmanagement ist nur mit guter Software realisierbar. Das seit 2010 für Arztpraxen verpflichtende Qualitätsmanagement hat aber leider nicht dazu geführt, dass die bisherigen Alt-Arztsoftware-Systeme diesen Status Quo hinreichend abbilden. So ist die Terminvergabe noch heute ein großer Knackpunkt, denn: Über die Online-Terminsysteme kommen zwar neue Patienten, aber eine Durchleitung digitaler Daten in das Kalendersystem findet oft nicht statt. Mehrarbeit ist die Folge. Mit der inSuite gibt es eine Praxissoftware, mit der von „Patient bucht online“ über „Patientendaten angelegt“ bis „Arzt sieht neuen Termin mit Aufgabenerinnerung“ ein Prozess komplett automatisiert werden kann – auf Basis der Konfiguration der Praxismitarbeiter.

Das Zauberwort heißt Workflows: Immer mehr Praxisgemeinschaften, immer mehr Patienten und immer mehr Möglichkeiten brauchen immer feinere und einfachere Wege, vernetzt und reibungslos zu arbeiten. Idealerweise bilden Sie Ihre Struktur über eine komfortable Konfiguration von Terminplaner, Aufgaben- und Recallsystem ab und arbeiten im Alltag auf sicheren Bahnen. Arzt- und Praxissoftware bilden also ab, was ohnehin schon durch die tägliche Erfahrung offen liegt – nur besser. In einer guten mit Praxisplanungsfunktionen ausgestatteter Software wie der inSuite können Sie u.a. folgende miteinander vernetzte Funktionen abbilden:

  • Patientenaufnahme, Terminvergabe, Dokumente ausgeben
  • Arztbrief, Anamnesebogen, Rezepte erstellen und nutzen
  • Prozessoptimierung von planerischen und medizinischen Praxisabläufen
  • Strukturierung von Praxisabläufen durch Aufgabenverteilung
  • Steigerung der Patientenzufriedenheit durch digitales Patientenfach

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Auch (oder besser: Besonders) im digitalen Zeitalter gilt: Den Praxisalltag konkret denken

Das muss ein Praxisplaner für eine Top-Qualität bei Verwaltung und Planung bieten: Einen konkreten Nutzen. Messbare Verbesserungen. Erreichbare Ziele. Und das Sie rechtzeitig ohne zeitlichen Mehraufwand zum optimierten Status Quo kommen. Beispiel: Ein neuer Patient will einen Termin buchen.

  • Konkret heißt das: Er will einfach, ohne Aufwand online einen Termin buchen, basierend auf Ihren freien Kalenderressourcen.
  • Messbare Optimierung: Die MFA bekommt eine Nachricht auf den Bildschirm „Neuer Patient wurde angelegt. Patient XY hat freien Termin XY gebucht. Patient XY hat Nummer hinterlegt und bekommt eine Terminerinnerung gemäß Ihren Einstellungen.“
  • Erreichbare Ziele: Patient kommt pünktlich zum Termin, die Aufnahme der Stammdaten ist bereits geschehen und dauert daher viel weniger Zeit.
  • Rechtzeitig und Zeiteffizient ist es, weil: Der komplette Prozess automatisiert wurde, der Patient ist ohne das er bisher Zeit gekostet hat rechtzeitig eingetroffen und bereits digital erfasst.

Klein aber fein: Jeder noch so granulare Prozess ist so abbildbar. Die Erst-Anamnese, der Folgetermin oder das Zusenden von Rechnungen, Arztbriefen oder Rezepten (z.B. über das Patientenfach im inSuite Gesundheitsportal) können frei von Hürden ihren Prozesslauf nehmen. Grob zusammengefasst wird die Prozessqualität der Praxis erheblich verbessert. Diese ist natürlich eng an die Ergebnisqualität gekoppelt, die technisch betrachtet maßgeblich von den dokumentarischen Funktionen der Software getragen wird.

Fazit: Bewährte Tugenden im digitalen Gewand noch stärker nutzen

Erst wenn Prozesse und Ergebnisse in einen System von allen Mitarbeitern und Ärzten dank automatisierter, transparenter Abläufe getragen werden, erschaffen Sie eine Arbeitsstruktur, die den Alltag deutlich entschleunigt. Ein Praxisplaner ist in dieser zunehmend vielschichtigeren Gemengelage das entscheidenende Werkzeug. Grund: Einfach in der Handhabung und Ausgangspunkt zahlreicher 'Effizienzvernichter' in Sachen Abläufe. Entscheidend ist daher, wie sehr Ihnen Ihre Arzt- und Praxissoftware erlaubt, Ihren Praxisplaner im Sinne einer ganzheitlichen, modernen Praxisverwaltung anzupassen – aber auch: Neue Möglichkeiten einfach zu integrieren, nicht nur technisch, sondern in das was Sie kennen: Ihren patientenorientierten Arbeitsalltag.

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